Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

•    Por acta de constitución junto con los estatutos
•    Por escritura pública
•    Por documento privado.

Por acta de constitución
De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

•    Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
•    Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
•    Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Ambas firmas deben estar reconocidas ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.

Nota: se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

Por escritura pública
Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.

Por documento privado
Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.
Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores..

¿Qué debe contener el documento de constitución?

Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.

Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta lasnormas que la rigen.

Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, asociación

Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social.

Fecha de la reunión.

Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.

Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.

Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).

Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.

Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las fundaciones, cooperativas y asociaciones de padres de familia la duración será indefinida).

REQUISITOS PARA SU REGISTRO

Para proceder con el registro de la constitución de una entidad sin ánimo de lucro, Usted deberá presentar los siguientes documentos:

  1. Copia auténtica de la escritura pública de constitución, acta o documento privado reconocido personalmente por sus otorgantes ante notario público o el secretario de la Cámara de Comercio.
  2. Formulario para trámite de NIT en Cámara, el cual lo puede obtener a través de Internet accediendo a la página www.dian.gov.co o acercándose a las oficinas de dicha entidad, ubicadas en la Calle 23 No. 18 – 77, de la ciudad de Sincelejo o en las diferentes sedes de la DIAN a nivel nacional.
  3. Comprobante de pago del impuesto de registro Departamental: La inscripción de este documento causa un impuesto de registro a favor del Departamento de Sucre, el cual debe ser cancelado en la Oficina del Banco Davivienda, ubicada en la Calle 23 No. 20 – 04, (Antiguo Banco Cafetero). El impuesto equivale al 0.7% sobre el valor del patrimonio con que inicie la empresa.
  4. Copia de un recibo de servicio público domiciliario cuya dirección coincida con la reportada en los estatutos de la sociedad.
  5. Cartas de aceptación de las personas designadas para cargos de Junta Directiva, representación Legal o revisoría fiscal, en el caso de que estás personas no firmen el documento de constitución.

Por último, presente los documentos en cualquiera de nuestras oficinas y pague los derechos de inscripción que le indicará el cajero, Usted obtendrá de nuestra entidad constancia de su pago y de la recepción de los documentos, a través de la factura de venta.

En caso de que los documentos presentados cumplan con las formalidades para ser inscritos, el certificado de existencia y representación legal estará le será expedido dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de recibo de los documentos.

Si los documentos presentados no cumplen con las formalidades para ser inscritos, estos serán devueltos junto con una comunicación donde se le detallan las razones de la devolución y estarán a su disposición para ser retirados en el punto de información de la entidad.

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